Die Einführung der QR-Rechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der ISO-20022-Harmonisierung. Sie ersetzt ab 1. Juli 2020 die orangen und roten Einzahlungsscheine im Schweizer Zahlungsverkehr.

blue office^® Version 4 bietet ab April 2020 die nötigen Funktionen, so können Sie alles Nötige einrichten und pünktlich per 1. Juli 2020 mit der QR-Rechnung starten.

QR-Rechnungen erstellen

Zum Ausdruck oder Versand per E-Mail Ihrer Debitoren-Rechnungen stellt blue office^® neue A4-Standard-Belege als QR-Beilage zur Verfügung, welche als Folgebelege zu Ihren Rechnungsformularen dienen. Sie verwenden Ihre in blue office^® hinterlegten Absender-Angaben aus dem Hausbankenstamm und die Empfänger-Daten aus dem Rechnungsbeleg. Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind sowohl im QR-Code enthalten als auch auf dem QR-Einzahlungsschein aufgedruckt. Die Zahlungsinformationen sind somit gemäss den Schweizer Bestimmungen auch ohne technische Hilfsmittel lesbar.

QR-Rechnungen einlesen

Der Swiss QR-Code auf Ihren Kreditoren-Rechnungen wird wie gewohnt in der blue office^® OP-Verwaltung via Belegleser oder Scanner eingelesen. Zahlungsempfänger, Bankverbindung, Rechnungsreferenz, Betrag und allfällige Zusatzinformationen werden automatisch übernommen. Adresse und Betrag können aber bei Bedarf noch geändert werden.

Was ist zu tun?

Software: Sie nutzen schon blue office^® Version 4:

Die QR-Rechnungs-Funktionen werden in KW 14 Anfang April 2020 via Live Update ausgeliefert. Die neuen QR-Beilagen-Standardbelege werden ebenfalls per Live Update ausgeliefert und müssen entpackt werden. Des Weiteren werden diese im geschützten Kunden-Downloadbereich unserer Homepage zur Verfügung gestellt.

Der gewünschte Beleg muss in die Debitoren-Belege übernommen und als Folgebeleg eingerichtet werden. Eine Anleitung dazu und die Beschreibung der neuen Funktionen werden im Handbuch (Online-Hilfe, Aufruf mit F1) enthalten sein.

Software: Sie nutzen eine ältere Version von blue office^®:

Sofern in Ihrem Unternehmen die Umstellung auf blue office^® Version 4 noch nicht erfolgt ist, setzen Sie sich rechtzeitig mit Ihrem blue office^® Fachhandelspartner in Verbindung, um eine Offerte für die erforderlichen Dienstleistungen anzufordern und einen Migrationstermin zu vereinbaren. Für Kunden mit einem gültigen und bezahlten Update Service Vertrag entstehen keine Lizenzkosten für das Upgrade von blue office^® 3.5x auf Version 4.

Kunden ohne Update Service Vertrag können sich für eine Offerte zum Upgrade-Kauf und den dazugehörigen Dienstleistungen ebenfalls an Ihren blue office^® Fachhandelspartner wenden.

Hardware:

Wenn Sie die Zahlungsinformationen Ihrer Kreditoren-Rechnungen wie bisher vollautomatisiert einlesen möchten, benötigen Sie einen QR-Rechnungs-fähigen Belegleser/Scanner.

Für folgende Geräte sind die nötigen blue office^®-Spezifikationen durch unsere Kooperation mit den Herstellern bereits vorkonfiguriert:

PayEye von CREALOGiX: Link

Swiss QR Code- Scanner SwissReader SR-100QR von Dative Services Sàrl: Link

Eine Anbindung von anderen QR-Scannern ist selbstverständlich möglich.

Alternativ kann der QR-Rechnungs-Code mit jedem beliebigen Gerät gescannt, kopiert und manuell in den Belegleser-Dialog (F8) eingefügt werden.

Quelle: blue office consulting ag / Softwareentwicklung